Vamos ser sinceros, organizar um evento pode ser um pesadelo. No Halloween, os desafios multiplicam-se por mil devido à alta procura e à concorrência nesta altura. Isso significa que o teu evento vai precisar de algo especial para chamar a atenção. Mas não te preocupes, há sempre ferramentas para te ajudar fazendo com que a tua única preocupação seja escolher entre te vestires como um zombi ou um bicho-papão.
Neste artigo, recapitulamos as soluções e pontos essenciais a serem considerados para encher o teu evento como se fosse a estreia do último filme do SAW. E estás com sorte, porque tudo o que vamos mencionar existe sob um único conceito, o nosso software Nightgraph. Prepara-te para lançar um feitiço sobre os teus convidados e garantir que eles não querem perder nenhum dos teus eventos no futuro!
Antes de tudo o resto: Organiza o teu evento com o máximo de antecedência possível
Primeiro e mais importante: planeia o teu evento com a maior antecedência possível. Não deixes para setembro, começa fechar negócios já em agosto, ou até mesmo antes, se esta data for crucial para ti. No Halloween, assim como no Natal, a procura e a concorrência atingem o pico. Começar cedo dá-lhe uma grande vantagem. Isso permite que tenhas assegurado o local ideal, escolhes a data com a maior projeção de vendas, contrata artistas em destaque e constrói uma estratégia de marketing eficaz. Planear com antecedência é a tua melhor defesa contra pesadelos de última hora.
Faz com que comprar bilhetes seja mais fácil do que te vestires de fantasma
Os teus convidados estão a pensar em muitas coisas nestes dias. Torna as coisas simples cominformações claras sobre o teu evento, localização, artistas, ambiente, gêneros musicais, folhetos cativantes e tipos de bilhetes devidamente classificados.
Também é importante que os bilhetes tenham um design intuitivo, de fácil compreensão e, convenientemente, em formato PDF e transferíveis para a carteira dos smartphones, de onde a maioria dos usuários compra os seus bilhetes. Outra boa opção para garantir um número rentável de participantes é disponibilizar um código promocional ou oferecer um lote de bilhetes Early Birds a um preço reduzido, o que os fará escolher o teu evento em vez de outros. Já sabe como isto funciona, quase toda a gente compra na semana anterior.
Além disso, se ofereceres serviços adicionais ou complementos, como transporte, merchandise, acomodação ou seguro de reembolso, certifica-te que os adicionas no mesmo processo de compra dos bilhetes.
Comunicação disruptiva e marketing direcionado
Destacar-se em termos de comunicação e marketing é algo intrínseco a qualquer evento, não apenas no Halloween. Ter uma identidade visual própria nos dias de hoje é quase tão importante quanto contratar artistas. Portanto, a presença do design gráfico nas tuas redes sociais é essencial.
Em relação a este último ponto, para te destacares numa indústria saturada, é importante criar conteúdo original que capte a atenção dos potenciais participantes. Usa imagens e, acima de tudo, vídeos e gráficos que reflitam a essência do teu evento de Halloween. Outra boa opção é optar por conteúdo humano ou mostrar os bastidores da organização do evento.
A palete de cores, fontes e elementos gráficos que escolheres devem transmitir o ambiente da ocasião. Além disso, considera a realização de concursos, desafios e pesquisas para manteres o teu público envolvido e empolgado com o evento. Lembra-te também da possibilidade de usar anúncios para ampliar o alcance dos teus posts e que esses podem ser medidos com precisão por meio do API de conversões do Facebook.
As newsletters são outra ferramenta imprescindível para manter os teus potenciais participantes informados. Aproveita a oportunidade para incorporar elementos visuais e esquemas de cores que lembrem uma noite de Halloween. Usa uma linguagem persuasiva, mas misteriosa, tanto no assunto como no corpo do e-mail para despertar a curiosidade dos destinatários.
Da mesma forma, o design do site do teu clube, festival ou festa deve ser envolvente o suficiente para convidar os visitantes a explorar e, finalmente, comprar bilhetes. No Halloween, a estética escura fará muito sucesso. Por fim, podes dar mais visibilidade ao teu evento com um comunicado de imprensa ou documento informativo para parceiros de media, como o Night Mag, que podem estar interessados em publicar algo sobre o teu evento e permitir que alcances um público específico.
Deixa-os virem juntos com bilhetes de grupo
Uma das estratégias mais eficazes para atrair pessoas para o teu evento é oferecer bilhetes de grupo. Para implementares esta oferta com sucesso, é essencial definires o número mínimo de bilhetes na oferta e personalizar tanto a quantidade quanto o preço de acordo com as necessidades do teu evento.
Oferecer diferentes níveis de desconto com base na quantidade de bilhetes comprados pode ser fundamental. Por exemplo, podes definir um desconto de 10% para grupos de 5 a 9 pessoas e um desconto de 20% para grupos de 10 ou mais. Esta estrutura de preços incentiva os grupos a aumentar de tamanho, ao mesmo tempo em que os com significativos descontos nos bilhetes. O teu evento, as tuas regras.
Facilita o processo para os VIPs com depósitos
Para tornar a experiência VIP ainda mais acessível para os teus clientes, é essencial facilitar o pagamento. Muitas das mesas VIP e áreas exclusivas têm um preço mais elevado, e os clientes podem se sentir mais confortáveis se tiverem a opção de pagar antecipadamente por parte da reserva, online. Essa flexibilidade financeira é alcançada por meio da implementação de depósitos.
A opção de efetuar um pagamento antecipado ao reservar uma mesa ou garrafa não apenas alivia a carga financeira imediata para seus clientes VIP, mas também lhes dá a tranquilidade de garantir seu lugar no evento. Além disso, para simplificar o processo, adiciona métodos de pagamento convenientes e populares, como o Google Pay ou o Apple Pay. Isto vai facilitar ainda mais as transações e tornará o processo de reserva mais simples para os clientes.
O verdadeiro after, segue os dados das vendas e a análise do evento
O verdadeiro after de um evento não se limita ao que acontece quando as luzes se apagam e os convidados vão embora. Ele começa de fato quando começas a analisar os dados e métricas do evento. Os dados são essenciais para avaliar o sucesso do evento, entender o público e tomar decisões informadas para edições futuras.
A análise de dados fornece insights sobre o impacto do evento, como o numero de pessoas que foram, a interação nas redes sociais, vendas de bilhetes e muito mais. Esses dados revelam tendências, padrões e áreas para melhorar. Também ajudam a perceber melhor quem são os teus participantes, as suas preferências e comportamentos, permitindo que ajustes a tua estratégia de marketing e conteúdo do evento para futuras ocasiões.
Por sorte, tudo o que acabamos de mencionar existe sob um único conceito, o nosso software Nightgraph. Com o Nightgraph e a Xceed, terás uma solução completa que abrange desde a gestão de entradas até a comunicação disruptiva e análise de dados dos teus eventos.
O Nightgraph permite simplificar todos os aspectos da organização de eventos, desde a criação de uma experiência de networking envolvente até a implementação de ofertas de bilhetes para grupos e pagamentos antecipados, até a recolha de dados que te ajudarão a tomar decisões para edições futuras. Ao centralizar todas essas funcionalidades numa única plataforma, o Nightgraph oferece-te total controlo sobre os teus eventos e permite que te adaptes às necessidades em constante mudança do mercado de maneira ágil.