Soyons réalistes, l’organisation d’un événement peut parfois se transformer en cauchemar. À Halloween, les défis se retrouvent multipliés par mille en raison de l’affluence et de la concurrence lors de la saison effrayante. Cela signifie que votre événement devra se démarquer. Mais ne vous inquiétez pas, il existe toujours des outils pour surmonter vos craintes, et votre seule préoccupation devrait être de savoir comment vous allez vous déguiser.
Dans cet article, nous récapitulons les solutions et les points essentiels à prendre en compte pour remplir votre établissement comme s’il s’agissait de la première de la dernière sortie de SAW. Et vous avez de la chance, car tout ce que nous allons mentionner existe sous un même concept, notre logiciel Nightgraph. Préparez-vous à ensorceler vos participants et assurez-vous qu’ils ne veulent jamais manquer l’un de vos événements à l’avenir !
Première étape : Organisez votre événement le plus tôt possible
La première et la plus cruciale : planifiez votre événement le plus tôt possible. Ne le laissez pas à septembre, commencez à tout mettre en place dès août, voire plus tôt si cette date est cruciale pour vous. À Halloween, tout comme à Noël, la demande et la concurrence atteignent leur pic. Commencer tôt vous offre un avantage crucial. Cela vous permet de garantir le lieu idéal, de choisir la date la plus propice à la vente, d’aligner des artistes de renom et de construire une stratégie marketing efficace. La planification anticipée est votre meilleure défense contre les cauchemars de dernière minute.
Facilitez l’achat de vos billets autant que de se déguiser en fantôme
Vos participants ont beaucoup d’autres choses en tête à cette époque. Rendez-leur la tâche plus facile en fournissant des informations claires sur votre événement, l’emplacement, les artistes, l’ambiance, les genres musicaux, des flyers accrocheurs et des types de billets correctement classés.
Il est également essentiel que les billets aient un design intuitif, facile à comprendre et, de préférence, au format PDF et transférable vers le Wallet des smartphones, d’où la plupart des achats de billets sont effectués. Une autre option pour garantir un nombre rentable de participants est de mettre à leur disposition un code promotionnel ou de proposer une série de “Early Birds” à prix réduit qui les incitera à choisir votre événement par rapport à d’autres. Vous savez comment cela fonctionne, la plupart des gens achètent la semaine précédente.
De plus, si vous proposez des services supplémentaires ou des extras tels que le transport, des articles promotionnels, un hébergement ou une assurance de remboursement, assurez-vous de les ajouter facilement dans le processus d’achat des billets.
Communication disruptive et marketing détaillé
Se démarquer en termes de communication et de marketing est essentiel pour n’importe quel événement, pas seulement à Halloween. Avoir une identité visuelle propre est aujourd’hui presque aussi important que de réserver des artistes. Par conséquent, la présence du graphisme sur vos réseaux sociaux est essentielle.
En ce qui concerne ces derniers, pour vous démarquer dans une industrie déjà saturée, il est important de créer un contenu original qui attirera l’attention des participants potentiels. Utilisez des images, et surtout des vidéos et des graphiques qui reflètent l’essence de votre événement d’Halloween. Une autre option intéressante pourrait être d’opter pour du contenu humain ou des coulisses de l’organisation de l’événement.
La palette de couleurs, les polices de caractères et les éléments graphiques que vous choisissez doivent transmettre l’atmosphère de l’occasion. De plus, envisagez de réaliser des concours, des défis et des sondages pour maintenir l’engagement de votre public. N’oubliez pas non plus la possibilité d’utiliser des publicités pour augmenter la portée de vos billets, et de mesurer leur performance avec précision grâce à l’API de conversions de Facebook.
Les newsletters sont un autre outil inestimable pour tenir vos participants potentiels informés. Profitez de l’occasion pour incorporer des éléments visuels et des schémas de couleurs qui évoquent une soirée d’Halloween. Utilisez un langage persuasif mais mystérieux dans l’objet et le corps de l’e-mail pour susciter la curiosité des destinataires.
De même, la conception de votre site Web de club, de festival ou de soirée doit être si engageante qu’elle incite les visiteurs à explorer et, en fin de compte, à acheter des billets. Pour Halloween, une esthétique sombre sera un atout. Enfin, vous pouvez donner plus de visibilité à votre événement en rédigeant un communiqué de presse ou un document d’information pour des médias tels que Night Mag, qui pourraient être intéressés par la publication d’informations à ce sujet et vous permettre d’atteindre un public spécifique.
Qu’ils se réunissent avec des billets de groupe
L’une des stratégies les plus efficaces pour attirer un public à votre événement est d’offrir des billets de groupe. Pour mettre en œuvre cette offre avec succès, il est essentiel de déterminer la quantité minimale de billets dans l’offre et de personnaliser à la fois la quantité et le prix en fonction des besoins de votre événement.
Proposer différents niveaux de réduction en fonction de la quantité de billets achetés peut être la clé. Par exemple, vous pourriez offrir une réduction de 10 % pour les groupes de 5 à 9 personnes et une réduction de 20 % pour les groupes de 10 personnes ou plus. Cette structure de prix encourage les groupes à augmenter leur taille tout en récompensant les groupes plus importants par des économies substantielles sur les billets. Votre événement, vos règles.
Facilitez la vie des VIP avec acomptes
Pour rendre l’expérience VIP encore plus accessible pour vos clients, il est essentiel de leur faciliter le paiement. Beaucoup des tables VIP et des zones sont souvent proposées à un prix premium, et les clients se sentiront peut-être plus à l’aise s’ils ont la possibilité de payer une partie de la réservation à l’avance, en ligne. Cette flexibilité financière est obtenue grâce à la mise en place d’acomptes.
L’option de verser un acompte lors de la réservation d’une table ou d’une bouteille permet non seulement de réduire la charge financière immédiate pour vos clients VIP, mais leur donne également la certitude de sécuriser leur place dans votre établissement. De plus, pour simplifier le processus, envisagez d’activer des modes de paiement pratiques et populaires, tels que Google Pay et Apple Pay. Cela facilitera davantage la transaction et rendra le processus de réservation sans tracas pour vos clients.
Le véritable after, suivez les données de vente et les analyses de l’événement
Le véritable après d’un événement ne se limite pas à ce qui se passe une fois que les lumières s’éteignent et que les invités rentrent chez eux. Il commence en réalité lorsque vous commencez à analyser les données et les métriques de l’événement. Les données sont essentielles pour évaluer le succès de l’événement, comprendre le public et prendre des décisions éclairées pour les éditions futures.
L’analyse des données offre un aperçu de l’impact de l’événement, comme la fréquentation, l’engagement sur les réseaux sociaux, les ventes de billets, etc. Ces données révèlent des tendances, des schémas et des domaines d’amélioration. Elles permettent également de mieux comprendre qui sont vos participants, leurs préférences et leurs comportements, vous permettant d’affiner votre stratégie marketing et le contenu de l’événement pour les prochaines occasions.
Vous avez de la chance, car tout ce que nous venons de mentionner existe sous un même concept, notre logiciel Nightgraph. Avec Nightgraph et Xceed, vous disposerez d’une solution intégrale qui couvre tout, de la gestion des billets à la communication perturbatrice et à l’analyse des données de vos événements.
Nightgraph vous permet de simplifier tous les aspects de l’organisation d’événements, de la création d’une expérience de réseautage engageante à la mise en place d’offres de billets de groupe et d’acomptes, en passant par la collecte de données qui vous aideront à prendre des décisions pour les éditions futures. En centralisant toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme, Nightgraph vous donne un contrôle total sur vos événements et vous permet de vous adapter de manière agile aux évolutions du marché.