Seamos realistas, organizar un evento puede convertirse en un mal sueño. En Halloween, los desafíos se multiplican por mil dada la alta afluencia y competencia de la spooky season. Eso significa que tu evento va a necesitar algo más para llamar la atención. Pero no temas, siempre hay herramientas para superar los miedos y que tu única preocupación sea elegir entre ir de zombie o del hombre del saco.
En este artículo, recapitulamos las soluciones y puntos esenciales a tener en cuenta para llenar tu local como si de la premiere de la última película de SAW se tratara. Y estás de suerte, porque todo lo que vamos a mencionar existe bajo un mismo concepto, nuestro software Nightgraph ¡Prepárate para hechizar a tus asistentes y asegurarte de que nunca quieran perderse uno de tus eventos en el futuro!
First things first: Organiza tu evento con el mayor tiempo posible
Lo primero y más crucial: planifica tu evento con la mayor antelación. No lo dejes para septiembre, empieza a atar cabos desde agosto o incluso antes si esta fecha es crucial para ti. En Halloween, al igual que en Navidad, la demanda y la competencia alcanzan su punto máximo. Comenzar temprano te brinda una ventaja crucial. Te permite asegurar el venue ideal, elegir la fecha con mayor proyección de venta, alinear artistas destacados y construir una estrategia de marketing efectiva. La planificación anticipada es tu mejor defensa contra las pesadillas de última hora.
Que hacerse con tus tickets sea más fácil que disfrazarse de fantasma
Tus asistentes tienen muchas otras cosas en la cabeza en esta fecha. Pónselo sencillo con información clara sobre tu evento, localización, artistas que actuarán, ambiente, géneros musicales, flyers que llamen la atención y tipos de entradas clasificadas correctamente.
También es importante que las entradas tengan un diseño intuitivo, fácil de entender y, convenientemente, en formato PDF y transferible al Wallet de los smartphones, que será desde donde los usuarios compren la mayoría de las entradas. Otra buena opción para asegurar un número rentable de asistentes es poner a su disponibilidad un código promocional o sacar una tanda de Early Birds a precio reducido que les haga elegir tu evento por encima de otros. Ya sabes como funciona esto, casi todo el mundo compra la semana de antes.
Además, si tienes servicios adicionales o complementos como transporte, merchandising, alojamiento o seguros de reembolso, asegúrate de añadirlos de forma fácil en el mismo proceso de compra de las entradas.
Comunicación disruptiva y marketing al detalle
Diferenciarte a nivel de comunicación y marketing es algo intrínseco a cualquier evento, no sólo en Halloween. Tener una identidad visual propia hoy en día es casi tan importante como contratar artistas. Por ello, la presencia del diseño gráfico en tus redes sociales es esencial.
Respecto de estas últimas, para destacar en la sobresaturada industria, es importante crear contenido original que capte la atención de los posibles asistentes. Utiliza imágenes, y, sobre todo, videos y gráficos que reflejen la esencia de tu evento de Halloween. Otra buena opción puede ser optar por el contenido humano o behind the scenes de la organización del evento.
La paleta de colores, tipografías y elementos gráficos que elijas deben transmitir la atmósfera de la ocasión. Además, considera la posibilidad de realizar concursos, desafíos y encuestas para mantener a tu audiencia comprometida y emocionada por tu evento. No te olvides tampoco de la posibilidad de utilizar ads para darle un boost más amplio al alcance de tus entradas, y de que estas se puedan medir con precisión a través de la API de conversiones de Facebook.
Las newsletters son otra herramienta invaluable para mantener a tus potenciales asistentes informados. Aprovecha la oportunidad para incorporar elementos visuales y esquemas de colores que se asemejen a una noche de Halloween. Utiliza un lenguaje persuasivo a la par que misterioso en el asunto y el cuerpo del correo electrónico para despertar la curiosidad de los destinatarios.
De igual forma, el diseño web de tu club, festival o fiesta debe ser tan envolvente que invite a los visitantes a explorar y, finalmente, comprar tickets. Para Halloween, la estética oscura será un acierto. Finalmente, puedes darle más visibilidad a tu evento con una nota de prensa o documento informativo para medios como Night Mag, a los que les pueda interesar publicar algo sobre ello y te permitan llegar a un público específico.
Que vengan juntos con las entradas de grupo
Una de las estrategias más efectivas para atraer al público a tu evento es ofrecer entradas de grupo. Para implementar esta oferta con éxito, es esencial establecer la cantidad mínima de entradas en la oferta y personalizar tanto la cantidad como el precio según las necesidades de tu evento.
Ofrecer diferentes niveles de descuento basados en la cantidad de entradas compradas puede ser la clave. Por ejemplo, podrías establecer un descuento del 10% para grupos de 5 a 9 personas y un descuento del 20% para grupos de 10 o más. Esta estructura de precios incentiva a los grupos a aumentar su tamaño y, al mismo tiempo, premia a los grupos más grandes con un ahorro significativo en las entradas. Tu evento, tus reglas.
Ponle las cosas fáciles a los VIP con un depósito
Para hacer que la experiencia VIP sea aún más accesible para tus clientes, es esencial ponerles las cosas fáciles a la hora de pagar. Muchas de las mesas y zonas VIP suelen tener un precio elevado, y los clientes pueden sentirse más cómodos si se les ofrece la opción de pagar una parte de la reserva por adelantado, en línea. Esta flexibilidad financiera se logra mediante la implementación de pagos a plazos, también conocidos como “depósitos”.
La opción de realizar un pago inicial al reservar una mesa o botella no solo disminuye la carga financiera inmediata para tus clientes VIP, sino que también les brinda la seguridad de asegurar su lugar en tu local. Además, para agilizar el proceso, considera habilitar métodos de pago convenientes y populares, como Google Pay y Apple Pay. Esto facilitará aún más la transacción y hará que tus clientes disfruten de un proceso de reserva sin complicaciones. Durante Halloween, la venta de entradas debería reportarte beneficios para todo el año, así que asegúrate de hacerlo bien para los principales clientes.
El verdadero after. Sigue los datos de venta y Analytics del evento
El verdadero after de un evento no se limita a lo que ocurre una vez que las luces se apagan y los invitados se van a casa. En realidad, comienza cuando se empiezan a analizar los datos y las métricas del evento. Los datos son esenciales para evaluar el éxito del evento, comprender a la audiencia y tomar decisiones informadas para futuras ediciones.
El análisis de datos permite conocer el impacto del evento, como la asistencia, la participación en redes sociales, las ventas de entradas y más. Estos datos revelan tendencias, patrones y áreas de mejora. Además, ayudan a comprender mejor quiénes son los asistentes, sus preferencias y comportamientos. Esto permite ajustar la estrategia de marketing y el contenido del evento para futuras ocasiones.
Estás de suerte, porque todo lo que acabamos de mencionar existe bajo un mismo concepto, nuestro software Nightgraph. Con Nightgraph y Xceed, contarás con una solución integral que abarca desde la gestión de la venta de tickets hasta la comunicación disruptiva y el análisis de datos de tus eventos.
Nightgraph te permite simplificar todos los aspectos de la organización de eventos. Desde la creación de una experiencia atractiva en redes, pasando por la implementación de ofertas de entradas de grupo y pagos a plazos, hasta la recopilación de datos que te ayudarán a tomar decisiones para futuras ediciones. Al centralizar todas estas funcionalidades en una sola plataforma, Nightgraph te brinda un control total sobre tus eventos y te permite adaptarte a las cambiantes necesidades del mercado de manera ágil.
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